ERP

DEFINICIÓN DE SISTEMA ERP

Los sistemas de planificación de recursos  empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son  sistemas de gestión de información que automatizan muchas de  las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o  productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas de gestión para la empresa. Se  caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos.

Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción,  ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema  de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. 
El fin de los ERP es el de INTEGRAR los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada órgano de la empresa, los ERP son capaces de generar una base de datos limpia, donde se gestione la información en tiempo real y se pueda obtener los datos requeridos en el momento que se desee.

LAS 10 COSAS QUE DEBE SABER UNA EMPRESA SOBRE ERP

1. Un ERP está compuesto de distintos módulos que contemplan toda la parte  administrativa, operativa y financiera.
2. Integra todas las áreas de una empresa llevando la información en línea y evitando  la recaptura.
3. Debe poder moldearse a las reglas actuales y futuras del negocio.
4. Facilita y sustenta la toma de decisiones, más no las realiza por el usuario.
5. Facilita el flujo de la información, para que ésta esté disponible cuando sea requerida.
6. Debe ser sencillo de implantar y adecuar al negocio.
7. Debe respetar las reglas esenciales de tu negocio.
8. Debe acercarte a tus clientes y proveedores
9. Proporciona información clara, oportuna y confiable que le permita a la empresa la  toma de decisiones.
10. Un ERP no reemplaza personal, lo desarrolla profesionalmente. 

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA ERP

Las características que distinguen a un ERP de un simple software empresarial es que debe ser un sistema integral, modular y adaptable
Flexibilidad: un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.

Integral porque permite controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la óptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.

Modular una de sus ventajas, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, que pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes.
Adaptable los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Comprensivo el sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.

Conectividad el sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.

Selección de diferentes formas de negocio debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.

IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS ERP

Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a cada área de la empresa.

Definir las medidas de desempeño: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la implementación del sistema ERP.

Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.

Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano.

Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.

Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la organización.

Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

Capacitar masa crítica: La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dará en ella.

Integración de datos: La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecución: Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del sistema.

Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL SISTEMA ERP

Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

Integración de la cadena de suministro, producción y proceso administrativo.
Creación de una base de datos común.
Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
• Reducción de costos.
• Agilización en las operaciones del Negocio.
• Mejor administración de la información.
• Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.
• Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
• Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.

DESVENTAJAS

Una desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistema como este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se necesita de capacitación para los empleados, además de que este tipo de programas deben ser específicos para cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.

Otras desventajas son:

•         La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.
•         Es tan complejo que muchas compañías no pueden ajustarse a él.
•         Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación puede nunca ser completada.
•         En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la contratación.

ENFOQUE DE ERP

Un sistema de planificación de recursos empresariales mejora claramente el "tono  muscular" de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a  mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los  clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita  una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una  infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia. 

COMO HA EVOLUCIONADO LOS SISTEMAS ERP

Historia

Debido a la necesidad de automatizar las funciones de producción comenzaron a nacer sistemas como: Definición de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronósticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si de la producción comenzó a aparecer cuando se definió lo que se le llamó MRP, que significa en español Planeación a partir de la capacidad de materiales, que no era otra cosa mas que la definición de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima se requería para producir lo que se demandaba en un pronóstico de ventas dado y también cuánto costaría esa producción.

La automatización de las funciones productivas fue evolucionando a algo que se le llamó MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora considerando también las capacidades de las líneas de producción; a partir de las necesidades de reducir costos de inventarios apareció el concepto JIT, que significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la producción en demandas directas de los clientes, en vez de (o además de) en pronósticos, a fin de reducir los niveles de almacén y los costos involucrados en tales inventarios, además de brindar un mejor servicio a los clientes.
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros proveedores de software empresarial, que incluía todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeación de la empresa a partir de sus recursos.
Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.

ADQUISICIÓN DE UN ERP

Las empresas proveedoras de los sistemas de planificación de recursos empresariales  (ERP), están reduciendo sus precios e incluso, algunas están ofreciendo soluciones  accesibles, mediante financiamiento. Además, ya están enfocados en la renta de  herramientas, lo que hace que la implementación sea casi inmediata con una  inversión mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo. A pesar de esto, dichas  aplicaciones suelen ser todavía muy costosas para algunos empresarios, y al mismo  tiempo sienten la implementación muy dolorosa e infinita.

Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un sistema  de planificación de recursos empresariales (ERP) por una compañía sea  económicamente viable:

La adquisición a crédito de un sistema planificación de recursos empresariales  (ERP) preconfigurado.

La utilización de soluciones soportadas en Open Software.

La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server  Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de  Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la  infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la  administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere  adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo  requiere invertir en PC’s habilitadas con un browser y una conexión rápida a Internet.

Además, por el hecho de rentar la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto  tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en  otros aspectos débiles de la empresa.

https://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/erp-definicion-funcionamiento-ventajas-desventajas.htm
https://www.kepler.com.mx/Archivos/definicion_de_sistema_erp.pdf
https://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Caracteristicas-fundamentales-del-ERP.php
https://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm